Quando não sei por onde começar, começo por organizar meu pensamento

Há algum tempo atrás, passei por uma situação interessante no trabalho. Eu estava tocando alguns projetos em parceria com outros times e estávamos a todo vapor para colocá-los de pé.

Entre e-mails, tarefas e reuniões o ritmo de trabalho estava bem corrido porém sob controle, até que em uma determinada semana, quase que do nada, tudo pareceu acumular de uma forma avassaladora. Me lembro de situações como entrar em uma reunião para resolver uma coisa e sair com mais três para resolver, ou mandar um email perguntando algo e receber mais perguntas de volta. Mesmo quando eu me sentia aliviado por ter resolvido uma tarefa, minha mente ficava confusa e ansiosa por milhares de outras coisas que ainda precisavam ser feitas, acompanhadas ou iniciadas. Foi quando em um final de tarde após um dia normal de trabalho, que resolvi sentar, acalmar minha mente e traçar uma estratégia para conseguir realizar tudo que precisava.

A principal pergunta que passava pela minha cabeça ao me deparar com muitas coisas acumuladas era: por onde eu começo? Tudo parecia prioridade, tudo parecia desafiador e tudo parecia tomar muito tempo para ser feito.

Essa e outras ocasiões posteriores me ajudaram a desenvolver estratégias que têm funcionado para mim e podem funcionar para você também. Portanto, aqui vão alguns hacks pessoais de como faço para organizar meu pensamento (e meu tempo) quando não sei por onde começar.

1. Comece com uma meditação.

Certa vez ouvi uma analogia bem simples, mas que fez todo sentido para mim. A nossa cabeça é como um globo de neve: durante o dia, a semana, o mês e até o ano milhares de coisas vão acontecendo e é como se esse globo estivesse sendo chacoalhado e a neve voando para todos os lados. A nossa mente fica agitada, pensando em milhares de coisas e sem foco. A meditação funciona como uma forma de fazer a neve se asentar e deixar a cabeça pensar mais claramente.

Quando tenho milhares de coisas para fazer, começo com uma meditação simples e eficaz. Vou para um lugar isolado, respiro fundo, fecho os olhos, tento sentir meu corpo, busco não pensar em nada e fico lá por uns 5 minutos. É impressionante como esse simples ato de meditar faz toda a diferença na hora de voltar a trabalhar e focar no que precisa ser feito. Você também pode utilizar apps de meditação como guia caso deseje.

2. Faça uma lista das coisas que tem para fazer - no papel.

Recentemente li uma frase que me chamou muito a atenção: ‘Writing is the antidote to confusion’ (Escrever é o antídoto para a confusão). A frase não define se a escrita é no papel ou no computador/smartphone, mas o que funcionou para mim foi definitivamente o papel. Já utilizei várias formas de papel como post-it, uma folha A4 e caderno.

Eu basicamente faço uma lista de todas as coisas que estão na minha cabeça e que preciso fazer. Procuro listar tudo, sem filtros. Depois avalio quais são as prioridades baseado em três fatores: prazo, dificuldade e minha energia.

Prazo: Quando preciso entregar aquela tarefa? Até quando ela precisa estar pronta? É urgente ou pode esperar? (Exemplo: se preparar para uma reunião para amanhã de manhã vs enviar os resultados da campanha daqui 2 semanas)

Dificuldade: O quão difícil é realizar essa tarefa? Quanto tempo ela irá me tomar? (Exemplo: Montar uma estratégia do zero vs mandar um email para checar algo)

Energia: O quão energizado eu estou para realizar essa tarefa? Quanto de energia mental e física ela requer de mim? (Exemplo: Final do dia estou exausto vs Final do dia estou com a adrenalina lá cima)

Com isso eu priorizo as tarefas e vou riscando as que completo. As outras tarefas ficam anotadas lá e vou riscando conforme vou realizando. Se novas tarefas aparecem enquanto algumas ainda precisam ser realizadas, eu adiciono ao post it ou crio um segundo post it / página no caderno. É possível também categorizar por projetos, ou pelos filtros que listei acima: tarefas que são urgente, tarefas das mais difíceis as mais fáceis ou tarefas que vou realizar de acordo com minha energia.

Um outro fator interessante é que o post-it e a folha A4 muitas vezes funcionam como uma espécie de estímulo mental para mim, pois após eu completar todas as tarefas eu basicamente amasso e jogo fora. Isso joga uma sensação para o meu cérebro de que aquilo está concluído e não preciso mais me preocupar.

Porém, se você funciona melhor utilizando os meios digitais para fazer sua lista de tarefas, sinta-se livre para utilizá-los. Eu mesmo, em algumas situações e tarefas que requerem acesso a recursos digitais, acabo fazendo uma lista em um email rascunho, doc ou planilha.

3. Use o Google Calendar para bloquear horários para cada coisa.

Apesar de fazer uma lista de tarefas e priorizá-las de acordo com o prazo, dificuldade e energia, muitas vezes acabei me perdendo ao tentar realizá-las. Por isso, desenvolvi uma estratégia onde utilizo o Google Calendar para bloquear horários em minha agenda para realizar as tarefas. Basicamente em minha agenda tenho os horários bloqueados de uma cor para reuniões e outras coisas como almoço e compromissos, e uma outra cor para tarefas que preciso realizar no dia. Caso seus co-workers tenham acesso ao seu calendário também, ao bloquear espaços para tarefas você também evita que eles marquem reuniões em horários que você deveria estar realizando uma tarefa. Caso o tempo tenha passado e você não conseguiu realizar por completo a tarefa que tinha designado, já bloqueie um horário no dia seguinte ou outro dia para completá-la.

4. Não faça multi-tasking, foque no que precisa ser feito.

É muito comum também nos perdemos ao tentar realizar todas as tarefas ao mesmo tempo, ou de forma picada. É quase que fazer um pouco aqui, um pouco ali e assim por diante. Acontece muitas vezes enquanto estou trabalhando em alguma tarefa de lembrar sobre algo adicional que preciso fazer ou mesmo ser interrompido por alguém querendo saber algo. Se é algo simples que demora apenas alguns minutinhos, eu geralmente faço na hora e me livro logo daquilo. Se é algo que demanda um pouco mais de tempo, eu adiciono na minha lista e encontro um horário para fazê-lo. O importante é focar na tarefa que você precisa realizar e evitar as distrações o máximo possível.

Aliás, uma ótima dica para evitar distrações é trabalhar enquanto ouve uma playlist low beat como a Chilled Cow. É impressionante como consigo focar enquanto ouço esse tipo de música.

5. Tempo para esfriar a cabeça.

Nós não somos robôs e nem máquinas. Muitas vezes, após realizar uma tarefa durante o período de tempo que havia designado para ela, eu acabava me sentindo cansado. Por isso, eu reservo um tempo curto para esfriar a cabeça antes de voltar para as tarefas que preciso realizar. Nesse free time você pode fazer o que quiser, como por exemplo, checar as redes sociais, assistir um vídeo no YouTube, andar um pouco, comer um snack, ligar para alguém ou simplesmente respirar fundo e meditar um pouquinho mais. Essas pausas são essenciais para que o seu cérebro esfrie e funcione novamente com eficácia para a próxima tarefa.

6. Dica de ouro: Comece, mesmo sem saber como fazer.

A última dica é a que considero a de ouro. Muitas vezes é extremamente desafiador iniciar a tarefa. Nós não sabemos por onde começar, ou começamos de forma bem lenta ou até gastando bastante tempo no início apenas pensando e quebrando a cabeça. O que tem funcionado para mim é começar, mesmo sem saber direito como fazer. A exploração ou o início da atividade, mesmo que incerto destrava a mente e ajuda a encontrar a solução durante o processo. Às vezes a tarefa é mais simples do que você imagina e você realiza em menos tempo. Às vezes a tarefa é mais desafiadora que você imaginava e você percebe que precisa de mais tempo. Seja qual for o caso, apenas comece e você vai ver como a tarefa vai se destravar enquanto você a realiza.

As estratégias acima têm funcionado muito para mim. Ainda estou aperfeiçoando e aprendendo coisas novas, porém posso dizer com toda certeza de que essas coisas têm me ajudado a organizar meu pensamento e lidar com tudo que precisa ser feito. E você, o que tem feito?

Pronto, já posso riscar esse post da minha lista! 😜